Comment les architectes imaginent les bureaux post-Covid

La crise actuelle et les enseignements qui en découlent en termes d’organisation du travail remodèlent les bureaux de demain. Même si les changements- des plus importants aux plus minimes- dépendront des enjeux de transformation identifiés par chaque entreprise. Cependant, des pistes se dégagent déjà. Quelles questions faut-il se poser? Qu’est-ce qui relève du fantasme entre les mesures prises dans l’urgence pour répondre à la situation sanitaire actuelle et ce qui va vraiment rester par la suite?

D’abord, il y a eu l’urgence: envoyer les salariés pour lesquels cela été possible en télétravail, installer des séparations dans les bureaux, dédensifier les espaces, mettre en place des protocoles de nettoyage et d’hygiène… Maintenant que cela est fait, les premières réflexions s’engagent pour penser les bureaux de l’ère post-Covid à la lumière de ce que les entreprises sont en train d’apprendre sur ce qu’elles peuvent réinventer dans leur organisation. 

Qu’est-ce qui nous manque lorsque l’on fait du télétravail?

Puisque l’efficacité du télétravail est l’une des grandes découvertes de cette période de crise, la généralisation de ce mode de fonctionnement est souvent le point de départ des réflexions qui se jouent actuellement autour du futur des bureaux. «Ce qui a été révélateur ces trois derniers mois est que le travail à distance fonctionne dans une large mesure plutôt bien. L’idée de pouvoir choisir l’endroit où l’on peut travailler et une proposition très attractive et qui le restera», développe Philippe Paré, directeur général France de l’agence d’architecture et de design Gensler. 

Mais cette expérimentation a également montré que les bureaux ne sont pas prêts de disparaître. Les collaborateurs ont besoin d’avoir un lieu où se retrouver. Mais pour faire quoi? C’est la question à laquelle chaque entreprise devra répondre. «Le point cardinal est ‘que veut-on faire de nos bureaux demain?’», appuie Vincent Dubois, directeur général de l’agence d’architecture d’intérieur tertiaire Archimage.

Une façon d’y réfléchir est de partir de «ce qui est perdu lorsque l’on travaille à distance », suggère Philippe Paré. «Par exemple, le télétravail est un processus très linéaire. C’est très prescrit comme manière d’interagir avec ses collaborateurs. Ce qui manque, ce sont les interactions spontanées, les micro-discussions, les moments de collaborations impromptues. En fait tout ce qui aide à accélérer l’innovation. Or, on ne peut se permettre de ne pas avoir ces manières d’interagir, ce contact humain qui fait que l’on tisse des liens avec nos collègues. C’est ce qui permet au final d’être ensuite capable de travailler efficacement à distance.Cela réaffirme la place du bureau comme le siège de la collaboration et de l’innovation».

Pour répondre à ces enjeux, alors que traditionnellement les bureaux étaient en moyenne composés de 75% d’espaces individuels pour 25% d’espaces partagés,  le directeur général France de Gensler pense que cette proportion s’inversera pour passer à 40% de mètres carrés dédiés au travail individuel et à 60% destinés à la collaboration, à la convivialité, aux présentations ou encore aux rencontres clients. «Ce sont toutes les activités dont il est impossible de faire l’expérience lorsque l’on est en télétravail».

Un point de vue que partage Franck Eburderie, CEO de Tétris, agence d’architecture d’intérieur spécialisée dans les espaces de travail. «Je pense que le bureau va devenir un lieu de rencontre, de travail en équipe et de communication à l’intérieur de l’entreprise. Cette dernière sera aussi garante de la notion d’appartenance».

Retranscrire le principe «de la grande pièce à vivre»

Mais comment cela peut-il se matérialiser? «Ma vision est que les bureaux ont toujours 15 à 20 ans de retard sur ce que l’on trouve dans le résidentiel», confie Franck Eburderie. Ainsi, les espaces de travail pourraient s’inspirer de ce qui se fait sur le marché B to C de l’immobilier. «Aujourd’hui, si votre maison ou votre appartement ne possède pas une grande pièce à vivre, vous aurez beaucoup de mal à les vendre. Ainsi, il y a dans ces logements une grande pièce à vivre où la famille se retrouve, mais pas forcément pour faire les mêmes activités. Vous pouvez avoir madame qui regarde la télé, monsieur qui cuisine, l’un des fils en train de d’échanger sur WhatsApp… Mais tout le mode est dans la même pièce centrale, dans le même environnement».

Pour retranscrire cela au bureau, il pourrait s’agir d’une grande pièce, hybride, qui permettrait aux collaborateurs de partager le même espace sans forcément être en train de travailler ensemble. Le but est de renforcer le lien social qu’ils n’ont pas lorsqu’ils sont en télétravail et de favoriser les échanges, la communication, l’entraide ou encore la formation entre salariés. Un dernier enjeu sur lequel revient d’ailleurs Philippe Paré.  «Pour les plus jeunes notamment, l’un des défis posés par le télétravail est tout ce qui touche au mentorship, à l’apprentissage de nouveaux outils, et donc à l’habilité qu’a le lieu de travail à être un lieu d’éducation», illustre ce dernier. 

La flexibilité étant le maître-mot, on peut imaginer cet espace avec des canapés, des bars, des plans de travail, des tables de réunion, la possibilité de travailler assis à une table, dans le canapé, debout avec un bureau adapté… «Chacun trouvera sa place en fonction de ce qu’il a à faire», ponctue Franck Eburderie.

Et côté design?

Ces réaménagements peuvent être l’opportunité de repenser le design. «Il faudrait que ce soit des lieux qui incitent à revenir aux bureaux», développe Philippe Paré. «Il y a une analogie qui se prête bien à la situation: nous sommes capables de cuisiner de très bons repas à la maison mais nous adorons aller au restaurant.  Les qualités que l’on cherche dans un restaurant ne sont peut-être pas si différentes de ce qui pourrait nous donner envie de retourner sur les lieux de travail. Pour cela, le bureau du futur pourrait être un environnement où l’on privilégie l’expérientiel, l’événementiel… C’est-à-dire l’opportunité de créer des expériences d’immersion dans l’univers de la marque de l’entreprise, de façon aussi à vraiment souder ou solidifier sa culture».

Pour illustrer ce point, le directeur général France de Gensler prend en exemple un projet sur lequel l’agence a travaillé pour Estée Lauder avant la crise mais qui selon lui représente bien cette idée d’immersion. Au sein de l’open space des bureaux à Paris, l’agence à imaginer des «brand hubs», chacun aux couleurs d’une des marques du groupe. Ils servent d’espaces de collaboration, mais aussi d’exploration où les collaborateurs peuvent retrouver les derniers produits. Chaque équipe est associée à un de ces hubs. C’est également une manière de faire découvrir les univers du groupe aux éventuels visiteurs, par exemple lors d’entretiens de recrutement.

À écouter

«Il faut accepter l’incertitude et le changement », Alexandre Pachulski, co-fondateur de Talentsoft

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La fin de l’open space?

À côté de cet espace principal, les autres pièces pourront être dédiées aux besoins spécifiques. Fini donc les bureaux disposés les uns à côté des autres. Finalement, cette crise pourrait voir petit à petit disparaître l’open space comme on le connaissait avant. L’idée serait plutôt de créer des pièces dédiées à des besoins particuliers: des salles de réunion, un espace pour pouvoir passer des appels, un autre pour travailler dans le calme…

«Dans un premier temps, les entreprises ont privilégié une dédensification des espaces de travail ouverts. C’est fort probable que cela reste alors que la tendance ces dernières années étaient vraiment à l’hyperdensification. Cela va aussi répondre aux critiques que l’on entend souvent à propos de l’open space où la concentration peut être difficile», résume Philippe Paré.

Exemples d’espaces à l’abri de la pièce principale.

Pour les entreprises qui devront tout de même organiser leurs espaces de travail en plateaux, ce dernier les imagine davantage à taille humaine et pensés par groupe de travail, avec des espaces de 20 à 25 personnes maximum qui permettent aux salariés de sentir qu’ils appartiennent à une équipe. C’est dans cet espace plus restreint que pourrait être pratiqué le flex office. 

Cela en sachant que le fait de ne pas avoir de bureaux attitrés a aussi un avantage en matière d’hygiène. «Des recherches montrent que lorsque les bureaux ne sont pas attribués, il est beaucoup plus facile de maintenir la propreté des lieux et de nettoyer les postes de travail individuels. Car sinon, ils sont encombrés par les effets personnels des collaborateurs. Or, cela est porteur de germes», explique le directeur général France pour Gensler. Quelles sont d’ailleurs les mesures prises- notamment autour de la santé- pendant le Covid-19 qui seront amenées à rester après la crise? Car celle-ci a aussi rappelé le rôle qu’ont à jouer les entreprises en matière de préservation de la santé de leurs salariés.

Entre changements pour répondre à l’urgence et vision long terme

• La gestion des flux de circulation

  Partout dans la société, au sein des magasins, des bâtiments publics, au bureau, il a fallu se pencher sur la façon dont les personnes se déplacent  pour éviter au maximum les interactions physiques, avec par exemple des flèches au sol pour indiquer le chemin à suivre.

  

Ce n’est pas une pratique appelée à durer après la crise. En revanche, Franck Eburderie rappelle que la gestion des flux à l’intérieur des bureaux est un élément qui même hors crise doit être pensé par les designers. Le rendu est juste ensuite invisible pour les collaborateurs. Les spécialistes le disent, personne ne peut prévoir si et quand une crise avec un tel impact pourrait se produire. Les bureaux doivent donc désormais être pensés pour pouvoir rapidement se mettre « en mode Covid » si besoin: quels espaces seront fermés, combien de salariés travailleront sur site et en télétravail, etc.

• Les matériaux virucides

La période sanitaire actuelle a aussi remis sur le devant de la scène certaines innovations. C’est le cas des matériaux virucides, qui aident à limiter la propagation des virus. «Plusieurs industriels en produisaient déjà. Il s’agit d’un surcoût qui est faible par rapport aux matériaux d’origines. Je pense donc que c’est quelque chose que l’on va voir se développer de plus en plus car cela est simple à mettre en œuvre», explique Franck Eburderie. Même si ce dernier relativise leur nécessité. «Aujourd’hui, la plupart des matériaux utilisés dans les bureaux sont simples à nettoyer: les tissus sont lavables, il y a beaucoup de formica, ce qui est pratique à laver». Le plus important étant que les salariés respectent les règles d’hygiène de base. Les techniques de nettoyage ont également de grandes chances d’évoluer avec par exemple le recours aux ultraviolets pour certaines surfaces comme les tables de travail.

• Le traitement de l’air

Le Covid-19 a également rappelé l’importance en termes de santé d’être doté d’un bon système d’aération et/ou de ventilation naturelle ou mécanique.

Pour Franck Eburderie, il s’agit surtout pour les entreprises de changer leurs habitudes. «Aujourd’hui, par exemple, la plupart des climatisations peuvent fonctionner entièrement en air neuf. Mais pour des raisons d’économies, les entreprises limitent la quantité d’air neuf . La question est de savoir si elles vont accepter de payer des charges plus élevées, comme c’est le cas dans la plupart des bureaux actuellement à cause du Covid-19». «Le renouvellement de l’air était important, c’était confortable, maintenant c’est plus que cela. II en va de la santé des individus», appuie de son côté Vincent Dubois. Des solutions vertes sont également envisagées 

«On peut imaginer que la tendance de la biochimie va s’accentuer autant du point de vue psychologique en rendant les espaces de travail plus attractifs mais aussi à cause des qualités qu’ont les plantes à purifier l’air », développe Philippe Paré.

•  La domotique

Poignées, fenêtres, ascenseurs… qui s’activent à la voix, au smartphone ou avec un léger effleurement, vont-ils vraiment se répandre dans les bureaux? «Le problème est toujours le coût d’entrée mais fur et à mesure que ces technologies vont devenir plus communes, cela va se démocratiser», pense Philippe Paré. Vincent Dubois alerte tout de même contre un usage excessif de ce type de technologie. «Comme souvent le mieux est l’ennemi du bien. Allez trop loin va engendrer des problèmes beaucoup plus compliqués». En ligne de mire les éventuels pannes, par exemple. 

Et quand est-il de la prise de température automatique des salariés? Peu de chance que cela se produise ici. En cause, les enjeux de protection des données de santé et d’identité notamment qui rendent difficiles la mise en place d’un tel dispositif au sein des entreprises en France.

Les premières avancées pourraient arriver d’ici Noël

 Si le temps est encore à la réflexion, les pistes ne manquent donc pas. Et du temps, les entreprises devront essayer d’en prendre autant que possible pour bien réfléchir  au vue des enjeux que la rédéfinition des espaces de travail posent en termes « de location de mètres carrés, de négociation de bail, de choix d’un immeuble, d’une localisation ou d’une superficie», résume Vincent Dubois.

Sachant qu’en fonction du projet envisagé, certaines structures peuvent se voir freiner par des logiques de baux. «Donc cela veut dire qu’il y a un temps d’anticipation, un temps d’adaptation et il y aura certainement un temps de négociation avec les propriétaires de ces immeubles», développe le directeur général d’Archimage. « Mais tout cela est maintenant sur la table. Je pense que tout le monde y réfléchit et qu’il y aura probablement des avancées d’ici Noël».

A lire aussi sur le sujet:

The Future Workplace Will Embrace a Hybrid Reality, de Ben Tranel, principal et regional leader pour Gensler

Workplace as Revolution, de Brian Stromquist, Megan Dobstaff et Philippe Paré (Gensler)